Bitte befolgen Sie die Anleitung unter Download / Installation, hier gibt es evtl. Unterschiede jenachdem, wo der MySQL-Server für die Daten installiert ist.
Erster Start
Lieferungsmanager starten, es erscheint die Datenbankauswahl - einfach durch "Neu..." einen Eintrag anlegen und direkt den Namen eintippen.
Durch "Laden" wird die neue Datenbank geöffnet und die Oberfläche von Lieferungsmanager erscheint.
Als nächstes muss das Programm unter "Einstellungen" konfiguriert werden:
Konfiguration
Unternehmerdaten: Für Rechnungen, E-Mails etc. werden Ihr Firmenname, Adresse usw. benötigt. Tragen Sie diese im Register "Unternehmerdaten" ein.
Mehrwertsteuer: In diesem Register sollten Sie die Mehrwertsteuersätze kontrollieren und, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nicht nutzen, bei "Mehrwertsteuer berechnen ab" das heutige Datum eintragen.
Feiertage: Hier sollten Sie die bei Ihnen gültigen Feiertage auswählen, damit Lieferungsmanager korrekt arbeitet.
PDF-Drucker: Wenn Sie Rechnungen per E-Mail als PDF versenden möchten, benötigt Lieferungsmanager externe Tools um diese zu erstellen. Es gibt zwei Möglichkeiten, beide sind in dem Register selbst erklärt.
E-Mail-Versand: Für den Versand von E-Mails werden Zugangsdaten für einen SMTP-Server benötigt.
DTA-Export: DTA-Dateien sind für elektronisch gespeicherte Lastschriftaufträge - hier muss das Empfängerkonto eingegeben werden.
Die restlichen Register sind für den Anfang nicht wichtig oder werden noch behandelt.
Navigation im Programm mit Registern
In Lieferungsmanager erfolgt die komplette Navigation im Programm über Schaltflächen, die neue Register öffnen (oben erscheint ein neues aktives Register). Dies bietet die Möglichkeit, auch kurz auf ein Register höherer Ebene (also links davon) zu wechseln, um z.B. etwas nachzuschauen. Führt man eine Aktion durch, die mit vorhandenen geöffneten Registern kollidiert, werden diese automatisch geschlossen - außer dort sind ungespeicherte Daten, dann erscheint eine Sicherheitsnachfrage.
Die Schaltfläche "Zurück" oder "Abbrechen" schließt das aktive Register und wechselt zum vorherigen.
Produkte anlegen
Lieferanten: Bevor man die Produkte selbst anlegt, sollte man die Lieferanten derselbigen eingeben. Klicken Sie dazu auf dem Register "Übersicht" auf "Produkte" und dort rechts neben der Liste auf "Lieferanten". Es öffnet sich eine neue Liste mit einem Eintrag "Standardlieferant". Durch einen Doppelklick weist man diesem einem besseren Namen zu, "Speichern" speichert dies dann und führt zurück zur Liste. Mit "Hinzufügen" können weitere Lieferanten angelegt werden, es erscheint jeweils die gleiche Eingabemaske.
Produktkategorien: Produkte lassen sich in Kategorien organisieren, neue werden immer unter "(Keine Kategorie)" erscheinen. Auch hier lässt sich die "Standardkategorie" durch einen Doppelklick bearbeiten, "Kategorie: Hinzufügen" legt eine neue an. Durch die Reihenfolge-Schaltflächen "Nach oben" und "Nach unten" kann man die Position in der Liste verändern.
Produkte: Durch "Produkt: Hinzufügen" wird die Eingabemaske für Produkte geöffnet. Außer dem Namen ist der Preis, die Mehrwertsteuergruppe sowie der Lieferant wichtig. Unter "Verfügbarkeit" kann man das Produkt auf einige Wochentage beschränken. Klick auf "Speichern" legt das Produkt unter "Keine Kategorie" ab. Auch hier lässt sich die Reihenfolge verändern und sich so das Produkt in die passende Kategorie verschieben. Tipp: Die Tastenkombination "Strg+Nach oben" sowie "Strg+Nach unten" hilft bei der schnellen Sortierung.
Spezielle Produkte wie Lieferpauschale, Bank- und Portogebühren
Lieferungsmanager behandelt die Lieferpauschale sowie Bank- oder Portogebühren als normale Produkte. Da diese keinen Lieferanten haben, das Feld "Lieferant" beim Anlegen des Produkts einfach leer lassen. Weiterhin sollten die Optionen rechts von "Sichtbarkeit" und "Internet" deaktiviert werden, damit diese nicht "bestellt" werden können. Beim Speichern erscheint wegen des fehlenden Lieferanten ein Warnhinweis, welcher ignoriert werden kann.
Damit Lieferungsmanager "weiß", welches Produkt welche spezielle Funktion hat, muss man diese unter Einstellungen zuordnen: Unter "Lieferpauschale" ist dort pro Wochentag ein Lieferpauschale-Produkt auswählbar. "Lieferpauschale benutzen" sollte entsprechend aktiviert werden. Genau gleich läuft es bei Bank-/Portogebühren: Unter "Rechnungen erstellen" ist in einer Tabelle nach Zahlungsart und Rechnungszustellung jeweils ein Produkt auswählbar.
Routen anlegen
Die Auslieferung der Waren wird in Routen organisiert (Kunden werden später Routen zugeteilt). Deshalb muss man unter "Routen" über "Hinzufügen" für jeden Fahrer eine Route anlegen. Wichtig ist erstmal nur der Name.
Wenn später Kunden existieren, werden diese im unteren Teil des Fenster angezeigt, wenn man oben eine Route markiert. Die Reihenfolge lässt sich dann über "Reihennummer" oder "Nach oben/unten" festlegen, auch hier funktioniert die Tastenkombination "Strg+Nach oben/unten".
Kunden anlegen
Mit der mittlerweile bekannten Vorgehensweise wird auch hier ein Kunde über das Register "Kunden" und "Hinzufügen" angelegt. "Kundennummer zuteilen" wählt automatisch eine freie Kundennummer, die restlichen Daten sollten bestmöglichst ausgefüllt werden. Das Feld "Fahrer-Zusatzinfo" ist für spezielle Informationen für den Fahrer, wie z.B. "Eingang hinter dem Haus". Die Route des Kunden muss ebenfalls eingegeben werden, für Samstag und Sonntag sind abweichende wählbar.
Nach dem Anlegen eines Kunden muss dieser unter "Routen", wie vorher beschrieben, einsortiert werden.
Hinweis: Der Kundenstatus dient nur zur Kategorisierung, wenn Bestellungen bei einem "inaktiven" Kunden vorhanden sind, werden diese trotzdem ausgeführt. Dies erklärt auch die Schaltfläche "Kundenstatus aktiv/inaktiv automatisch feststellen": Dort wird aus den vorhandenen oder eben nicht vorhandenen Bestellungen der Status abgeleitet.
Bestellungen eingeben
Wenn Sie durch die Schaltfläche "Bestellungen" auf der Übersichtsseite das Bestellregister öffnen, sehen Sie zunächst eine Übersicht über alle Kunden.
Durch Klick auf einen Namen klappt die eigentliche Ansicht auf, unterteilt in "Regelmäßige Bestellung" und "Tagesansicht". Alles, was regelmäßig geliefert werden soll, muss unter "Regelmäßige Bestellung / Alle Wochentage bearbeiten" in einer Tabelle eingegeben werden. Lieferungsmanager stellt automatisch sicher, dass die Produkte an den Wochentagen auch lieferbar sind.
Die Tagesansicht benutzt man um zu sehen, welche Produkte der Kunde an einem konkreten Tag bekommt bzw. um einen einzelnen Tag zu bearbeiten. Mit Tag ist hier ein Datum gemeint, nicht ein Wochentag.
Über die Schaltfläche Urlaubsphase gelangt man zu einer Liste, die anfangs leer ist - über Hinzufügen kann man einen Betriebsurlaub oder einen Urlaub bestimmter Kunden eintragen. Dort wird dann automatisch keine Bestellung ausgeführt.
Auswertungen
Tagesabschluss: Es gibt eine Vorbestellung, sowie die endgültige Ausgabe. Ganz oben ist das Datum auszuwählen, Standard ist der nächste Tag.
Die Vorbestellung gibt für Lieferanten die benötigten Zahlen aus, bei denen die Option "Lieferant erhält Vorbestellung" gewählt wurde. Je nach Einstellung beim Lieferanten ("Bestellung: Auf Bildschirm öffnen/Direkt ausdrucken/Per E-Mail versenden") wird die Vorbestellung geöffnet, direkt auf dem Standarddrucker ausgegeben oder eben per E-Mail verschickt. Die Vorbestellung ist jederzeit ausführbar, die Zahlen richten sich immer nach dem aktuellen Stand der Daten.
Bei Klick auf "Tag abschließen" wird dann nicht nur die (endgültige) Bestellung an den Lieferanten durchgeführt, sondern auch der Lieferplan für den Fahrer gedruckt/angezeigt/verschickt.
Monatsabschluss: Der Monatsabschluss bietet einfach einige Statistiken, sowie eine Summe der Bestellungen an die Lieferanten für die eigene Rechnungskontrolle.
Gutschriften eingeben
Bei Falschlieferungen oder sonstigen Problemen kann man Kunden eine Gutschrift anlegen. Dies geschieht unter "Rechnungen/Zahlungen" / "Gutschriften", über "Hinzufügen" kann man eine neue anlegen. Passend zur falsch/nicht gelieferten Ware muss die Mehrwertsteuer gewählt werden, die Option "Warengutschrift" sollte dann gesetzt werden.
Rechnungen erstellen und ausgeben
Unter "Rechnungen/Zahlungen" / "Rechnungen erstellen" werden die Rechnungen erstellt (aber noch nicht verschickt). In der Liste werden die Kunden angezeigt, sortiert nach dem Datum der letzten Rechnung. Unten im Fenster gibt man bei "Abrechnen bis" an, bis zu welchem Datum Bestellungen abgerechnet werden sollen. (Das Datum muss entsprechend in der Vergangenheit liegen, außer die Vorausabrechnung ist aktiviert und soll benutzt werden). Lieferungsmanager wird nur für die in der Liste ausgewählten Kunden versuchen eine Rechnung zu erstellen - wenn es für einen Kunden nichts abzurechnen gibt, wird er einfach ignoriert. Will man für alle Kunden die Rechnung erstellen, ist es deshalb am besten, rechts die Schaltfläche "Auswählen" zu nutzen, um viele Kunden gleichzeitig auszuwählen. Die Schaltfläche "Erstellen" erstellt dann die Rechnungen, "Erstellen und Anzeigen" zeigt sie zusätzlich auf dem Bildschirm.
Rechnungen drucken: Unter "Rechnungen/Zahlungen" / "Rechnungen drucken" kann man bereits erstellte Rechnungen drucken, ein Filter nach Art der Rechnungszustellung ist möglich.
Rechnungen per E-Mail: Unter "Rechnungen/Zahlungen" / "Rechnungen per E-Mail" besteht die Möglichkeit, an Kunden mit Art der Rechnungszustellung "E-Mail" die Mails zu verschicken. ("Einstellungen / E-Mail und PDF" muss dafür konfiguriert sein.)
DTA-Export: In DTA-Dateien können Lastschriftaufträge elektronisch gespeichert werden, diese haben sich als Standard für die Übermittlung zu Banken durchgesetzt. Für alle Lastschriftkunden (Zahlungsart "Lastschrift") kann Lieferungsmanager automatisch eine solche Datei erstellen. Neben der DTA-Datei erscheint automatisch ein Begleitzettel, der von der Bank benötigt wird, wenn man die DTA-Datei z.B. auf einer CD abgibt. Manche Online-Banking-Systeme oder Finanzprogramme unterstützen aber direkt den Import von DTA-Dateien.
Rechnungen stornieren oder neu erstellen
Bei falsch ausgestellten Rechnungen kann es erforderlich sein, diese neu zu erstellen. Der Unterschied zwischen Neuerstellung und einer Stornierung besteht darin, dass bei der Neuerstellung die gleiche Rechnungsnummer verwendet wird - die neue Rechnung ersetzt die alte komplett und hat den gleichen Abrechnungszeitraum. Bei einer Stornierung wird eine Rechnung nur als gelöscht markiert. Eine neue muss dann explizit über "Rechnungen erstellen" angelegt werden.
Rechnungen neu erstellen: Um überhaupt eine Bestellung oder Gutschrift in der Vergangenheit bearbeiten/anlegen zu können, muss die Rechnung erst freigegeben werden. Nach der Korrektur wählt man dann "neu erstellen".
Rechnungen stornieren: Es gibt außer der normalen oben beschriebenen Stornierung einer einzelnen Rechnung den Spezialfall "Löschen ab Rechnungsnr.". Damit kann eine komplette Serie falscher Rechnungen entfernt werden, die Rechnungsnummern werden wieder frei.