Lieferungsmanager.de

Nach der Erstellung der Datenbank sollten zunächst die Einstellungen auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.
Diese sind im Register "Übersicht" direkt nach dem Laden der Datenbank über die Schaltfläche "Einstellungen" zu finden.

News
Hier können Sie aktuelle News eintragen, die auf der Startseite des Online-Bestellsystems sowie auf den Rechnungen und Lieferscheinen erscheinen.

Unternehmerdaten
Hier sollten Sie also Informationen über Ihr Unternehmen angeben, da diese für Rechnungen etc. benötigt werden. Diese sind sogar Pflicht, da das deutsche Gesetz sie vorschreibt.

Lokalisierung
Wenn Sie nicht in Deutschland sind, möchten Sie vielleicht die Währung ändern, "ß" deaktivieren oder die Anzahl der PLZ-Stellen anpassen.
Zu beachten: Die Währung muss auch in allen Excel-Vorlagen in den Zellen manuell angepasst werden.

Mehrwertsteuer
Lieferungsmanager unterstützt das Berechnen von Mehrwertsteuer. Das Feld "Mehrwertsteuer berechnen ab" muss auf das heutige Datum gesetzt werden, wenn sofort Mehrwertsteuer beachtet werden soll. Man sollte diese Einstellung nicht rückwirkend verändern.
Bei den Produkten kann man jeweils einen Einkaufs- und Verkaufspreis angeben. Damit Lieferungsmanager weiß, ob die dort angegebenen Preise mit oder ohne Mehrwertsteuer sind, müssen Sie hier die richtigen Optionen auswählen.
Weiterhin kann noch der Mehrwertsteuersatz geändert werden. Bitte beachten Sie da, dass angegeben werden muss, ab wann der neue Satz gilt und dass "Speichern" angeklickt werden muss.

Probebestellung
Hier können Sie die Unterstützung für Probebestellungen aktivieren, d.h. für den Kunden einmalig kostenlose Bestellungen. Damit man den Inhalt der Probebestellung definieren kann, müssen die Produkte bereits existieren.

Lieferpauschale
Den Kunden kann pro Lieferung eine Pauschale in Rechnung gestellt werden. Diese Lieferpauschale kann hier aktiviert werden, pro Wochentag kann ein bestehendes Produkt ausgewählt werden. Dieses sollte typischerweise z.B. "Lieferpauschale Mo-Fr" heißen.
Lieferungsmanager stellt dann bei der Rechnung automatisch einen abschließenden Posten auf, in dem die Lieferpauschale aufgelistet wird.

Bestellungen: Änderungsfristen
Wenn Sie das Online-Bestellsystem verwenden, muss es für die Kunden ein Limit geben, bis wann sie die Bestellungen bearbeiten können. Hier können Sie diese Limits setzen.
Von dem zu bearbeitenden Tag wird immer auf den vorherigen Werktag ohne Samstag zurückgerechnet - für diesen Wochentag wird dann die eingetragene Uhrzeit gewählt. (Dies kann ein anderer Tag als Freitag sein, wenn Feiertage eingetragen sind, siehe Register Feiertage.)

Feiertage
Lieferungsmanager unterstützt Feiertage. Diese werden z.B. für die Änderungsfristen verwendet, es ist aber auch möglich, an Feiertagen automatisch die Sonntagsbestellung zu liefern.
Lieferungsmanager geht also implizit davon aus, dass an Feiertagen eine Lieferung stattfindet! Wenn dies nicht so ist, müssen Sie einen Betriebsurlaub für einen Tag eintragen.

Rechnungen erstellen
Hier kann die Vorausabrechnung auf Rechnungen aktiviert werden - aufgrund regelmäßiger Bestellungen wird dann die voraussichtliche Bestellung des nächsten Monats auf der Rechnung im Voraus abgerechnet. Eine Rechnung enthält dann im Normalfall zwei Seiten: die Korrektur zur letzten Vorausabrechnung (bei Abweichungen) und die aktuelle.
Weiterhin kann eine Gebühr für die Rechnungsstellung selbst gewählt werden, in einer Matrix unterteilt nach Rechnungszustellung und Zahlungsart. (Beispiel: Rechnung per Post und Zahlungsart Überweisung => Portogebühren.)

Drucker
Für alle Auswertungen von Lieferungsmanager kann ein vom Standard abweichender Drucker definiert werden. So ist es z.B. möglich, die Rechnungen oder die Etiketten auf einem speziellen Drucker auszugeben.
Wenn nötig, kann in Windows eine Kopie eines Druckers erstellt werden, um dort spezielle Druckeinstellungen zu definieren. Dann kann dieser Drucker mit speziellen Einstellungen hier ausgewählt werden.

PDF-Drucker
Lieferungsmanager kann auf zwei Arten PDF-Dateien erstellen: mit einem PDF-Drucker, der auf dem System installiert ist, oder mit Apache FOP.
Der Vorteil des PDF-Druckers ist, dass das Design aus der Excel-Rechnung direkt übernommen wird. Apache FOP bezieht nur den Inhalt der Rechnung, d.h. das Design ist nicht so leicht konfigurierbar.
Wenn man den PDF-Drucker benutzen will, muss dieser eine Fähigkeit haben: er muss die PDF-Dateien ohne Nachfrage in ein vorher frei definierbares Verzeichnis schreiben können (welches in Lieferungsmanager angegeben ist). Tipp: Die Software eDocPrintPro unterstützt dies.
Alternativ kann Apache FOP 0.20.5 benutzt werden (welches die Java Runtime Environment voraussetzt), der Pfad kann im entsprechenden Feld eingetragen werden.

E-Mail-Versand
Damit Lieferungsmanager E-Mails verschicken kann, müssen hier die entsprechenden Daten eingetragen werden. Es sind die gleichen wie in Ihrem E-Mail-Programm (SMTP-Server mit Benutzername und Passwort, dazu passender Absender).
Zu Ihrer Kontrolle der ausgehenden E-Mails können Sie sich selbst als Kopieempfänger eintragen - getrennt nach versendet aus Lieferungsmanager und Online-Bestellsystem.

DTA-Export
Für den Export der Lastschriften und die Weitergabe an die Bank wird das DTAUS-Format verwendet. Das Empfängerkonto und der Verwendungszweck wird dafür benötigt, die Platzhalter in %...% werden automatisch ersetzt. Bitte prüfen Sie sehr genau, dass diese Daten richtig sind!

Speicherort für Exporte und Vorlagen
Alle erstellten Auswertungen, Rechnungen etc. von Lieferungsmanager basieren auf Vorlagen. Diese finden sich normal unter "C:\Programme\Lieferungsmanager\vorlagen". Will man diese anpassen, kann man sie an einem anderen Ort speichern und den entsprechenden Pfad in Lieferungsmanager angeben - als Standard verwendet Lieferungsmanager einen Pfad im Benutzerprofil von Windows.
Der "Exporte"-Pfad ist das Verzeichnis, in dem die Auswertungen archiviert werden.

Kennwortschutz
Es gibt verschiedene Gründe für einen Kennwortschutz einzelner Bereiche von Lieferungsmanager. Hier können Sie einige Daten schützen. Der Schutz ist aber alles andere als sicher!

Klicken Sie auf "Produkte", um dort über die Schaltfläche "Lieferanten" in das entsprechende Register zu kommen. Sie sehen eine Liste, in der standardmäßig nur der "Standardlieferant" vorhanden ist. Sie können auf diesen einen Doppelklick machen um einen Namen zu vergeben.

Wichtig sind dort außer dem Namen diese Einstellungen:

Für den Anfang empfiehlt sich das voreingestellte "Bestellung: Auf dem Bildschirm öffnen". Hiermit wird die Bestellung an den eigenen Lieferanten einfach in Excel angezeigt. Alternativen sind das direkte Drucken oder der Versand per E-Mail (Feld "E-Mail" muss dann ausgefüllt sein).

Außerdem interessant ist die "Vorbestellung" - wenn der Lieferant schon ungefähre Zahlen möchte, bevor die endgültigen bekannt sind, kann man Vorbestellungen ausgeben lassen. Dafür ist diese Option.

Neuen Lieferant hinzufügen
Es können bei Bedarf jederzeit mehr Lieferanten hinzugefügt werden. Rechts kann über "Hinzufügen" das entsprechende Formular geöffnet werden. Das Vorgehen ist auch später bei vielen anderen Bereichen in Lieferungsmanager gleich.

Reihenfolge
Wenn mehrere Lieferanten vorhanden sind, kann die Reihenfolge über "Nach oben" und "Nach unten" ausgewählt werden. Dies hat nur Auswirkung auf die Reihenfolge des Ausdrucks und der Anzeige in Lieferungsmanager.

Wenn Sie alle Ihre Lieferanten eingetragen haben, sollten die Produkte erfasst werden. Öffnen Sie das Register "Produkte", Sie sehen dann eine (leere) Liste, in die Sie mit "Hinzufügen" Produkte einfügen können.

Hinzufügen eines neuen Produkts
Geben Sie alle benötigten Daten an (Informationen zu den einzelnen Optionen siehe weiter unten) und klicken Sie auf "Speichern". Es erscheint dann wieder die Liste der Produkte, das neue Produkt können Sie mit den Schaltflächen "Nach oben"/"Nach unten" an die gewünschte Position innerhalb der Produktliste verschieben.

Bearbeiten eines Produkts
Dies funktioniert gleich wie das Hinzufügen, es erscheint genau die gleiche Eingabeoberfläche.

Löschen eines Produkts
Markieren Sie ein Produkt und klicken Sie auf "Löschen", es erscheint dann eine Sicherheitsnachfrage. Beim Löschen wird das Produkt nur "unsichtbar", da das Programm für alte Bestellungen den Namen und Preis noch wissen muss. Es wird beim Löschen aus allen Bestellungen entfernt!

Die einzelnen Einstellungen unter "Produkt bearbeiten"

Produktname: Der normale Name des Produkts, z.B. "Brötchen". Ggf. auch mit Mengenangabe, z.B. "0,5 Liter Milch"

Sichtbarkeit: Hier kann angegeben werden, ob dieses Produkt in der Produktauswahl für Bestellungen erscheinen soll - getrennt nach der Eingabe in Lieferungsmanager selbst und für Kunden im Internet.

Einkaufspreis: Der Einkaufspreis pro Stück. Je nach Einstellung im Register "Einstellungen" netto oder brutto.
Verkaufspreis: Der Verkaufspreis pro Stück. Je nach Einstellung im Register "Einstellungen" netto oder brutto.
MwSt.-Gruppe: Benutzter Mehrwertsteuersatz. "Satz 1" ist standardmäßig der ermäßigte, d.h. 7%. Die Mehrwertsteuersätze sind unter Einstellungen definierbar.

Lieferant: Auswahl des Lieferanten dieses Produkts.
Produktnummer: Angabe der Produktnummer des Lieferanten - diese wird auf der Bestellung für den Lieferanten ausgegeben.

Verfügbarkeit:
Wochentage: Auswahl der Tage, an denen das Produkt verfügbar ist.
Ersatzprodukt: Auswahl eines Ersatzprodukts, falls dieses nicht verfügbar ist. Betroffenen Bestellungen wird dann automatisch das Ersatzprodukt zugeteilt. (Ist das Produkt an einem Wochentag nicht mehr lieferbar, dann kann dieser Tag entfernt werden, wenn hier dann ein Ersatzprodukt eingetragen ist, wird automatisch dieses in die Bestellung aufgenommen.)

Bemerkungen:
Interne Bemerkung: Eine interne Bemerkung, die z.B. in Klammern hinter dem Produktnamen im Programm erscheint.
Internet-Bemerkung: Eine Bemerkung, die in Klammern im Online-Bestellsystem erscheint.
Internet-Text: Ein (erklärender) Text, der im Online-Bestellsystem in einer neuen Zeile erscheint.

Im Register "Routen" können Sie mehrere Touren anlegen. So ist eine Tour für jeden Fahrer empfehlenswert. Der Lieferungsplan wird später für jede Tour/Route einzeln erstellt.
Routen können durch "Hinzufügen" angelegt und der Name durch "Bearbeiten" verändert werden. Abgefragt werden einige Informationen zur Route selbst, sowie zum Fahrer und dessen Vergütung.

Information: Reihenfolge der Kunden in einer Tour
Klicken Sie einfach auf eine Tour in der oberen Liste, dann erscheinen unten alle Kunden dieser Tour. Sie können dann eine Reihenfolge festlegen, in der die Kunden angefahren werden sollen. Die Reihennummer soll nur erleichtern, einen beliebigen Kunden einzuordnen - ein neuer Kunde erscheint am Ende, durch Doppelklick kann man eine Reihennummer angeben, an die er soll - die Reihennummer wird anschließend aber wieder automatisch auf Zehnerschritte angepasst.
Immer wenn ein Kunde angelegt wurde, sollte man hier dessen Position in "seiner" Route festlegen!

Hinweis: Durch Setzen der Option "Alle Kunden anzeigen" beschränkt Lieferungsmanager die Reihenfolge nicht nur auf die Kunden, die sowieso schon angezeigt werden - es werden dann alle aufgelistet.