Probebestellungen und Kundenübernahme:
Im Register Probebestellungen können Neukunden kostenlose Probebestellungen eingetragen werden. Voraussetzung ist, dass unter Einstellungen die Probebestellungen aktiviert wurden und ein Inhalt derselbigen festgelegt ist.
Über das Online-Bestellsystem eingegangene Probebestellungen aktivieren
Falls über das Online-Bestellsystem eine Probebestellung eingeht, dann erscheint oben im Fenster eine kleinere Liste "Noch nicht aktivierte Probebestellungen". Markieren Sie dort einen Eintrag und klicken Sie auf "Aktivieren" um diese anzuschauen und zu bestätigen. Sie können das Lieferdatum prüfen, außerdem muss die Standardroute gewählt sein.
Tipp: Falls rechts eine Box "Kundenerkennung" erscheint, hat Lieferungsmanager ähnliche ggf. ehemalige oder Probekunden festgestellt. Dies soll helfen, die mehrfache Lieferung von kostenlosen Probebestellungen an eine Adresse bzw. genauer eine Person zu verhindern.
Bei Klick auf Speichern wird dem Probekunden per E-Mail mitgeteilt, dass seine Probebestellung aktiviert wurde!
Neue Probebestellung manuell anlegen
Klicken Sie auf "Neu", es erscheint die gleiche Eingabemaske wie bei der Aktivierung. Eine E-Mail wird hier bei Klick auf "Speichern" allerdings nicht verschickt.
Nachträgliches Bearbeiten eines Probekunden oder seiner Probebestellung
Klicken Sie rechts einfach auf "Bearbeiten", um die Änderungen durchzuführen. Bitte beachten Sie: In der normalen Kundenliste mit Filter "Probekunden" erscheinen die genau gleichen Personen - mit der normalen Kundeneingabemaske. Normal ist es aber nicht nötig, dort Änderungen vorzunehmen.
Wiederholen von Probebestellungen
Wenn es Probleme gab, können Sie durch "Wiederholen" einem Probekunden eine weitere Probebestellung zukommen lassen. (Die bisherige Gesamtanzahl steht in der Spalte "Anzahl".)
Übernahme von Probekunden
Nach Lieferung der Probebestellung können Sie z.B. die Kunden anrufen - und wenn diese überzeugt sind, sie direkt zu den Kunden übernehmen. Klicken Sie dazu auf "Übernehmen". Es wird automatisch eine Kundennummer zugeteilt und der Status auf "Aktiv" vorausgewählt. Nur die Angaben zur Rechnungsstellung und Zahlungsart müssen ergänzt werden.
Einen Probekunden entfernen kann man durch Klick auf "Löschen". Will man ihn doch wieder in der Liste haben, dann muss man unter "Kunden" im Feld Filter "Gelöschte Kunden" auswählen, den Probekunden dort suchen und auf "Reaktivieren" klicken.
Bestellungen in der Kundenansicht:
Nach Klick auf die Schaltfläche "Bestellungen" erscheint eine Baumansicht mit allen Kunden. Für jeden Kunden gibt es zwei Punkte: Regelmäßige Bestellungen und die Tagesansicht.
Durch Klick auf einen Wochentag unter "Regelmäßige Bestellungen" kann man die bestellten Produkte sehen, durch die entsprechenden Schaltflächen rechts in der Ansicht kann man diese bearbeiten.
In der Tagesansicht sieht man den heutigen Tag und die nächsten zwei - auch dort öffnet ein Klick die entsprechenden Bestellungen.
Wurde ein einzelner Tag angepasst, erscheint er automatisch unter "Geänderte Tagesbestellungen" - so hat man einen Überblick über die Änderungen. Über "Beliebigen Tag bearbeiten" erhält man eine Datums-Auswahl, sodass man jedes beliebiges Datum bearbeiten kann.
Unter "Zeige definierte Tage" wird bei jedem Kunden die Bestellung für bestimmte Tage angezeigt, die man zuvor mit "Wunschdatum" hinzugefügt hat.
Tipp: Kunden schnell in der Liste finden
Tippen Sie einfach den Namen oder die Kundennummer, das Programm sucht dann automatisch nach Übereinstimmungen. Drücken der Enter-Taste öffnet dann den jeweiligen Kunden.
Regelmäßige Bestellungen eines Kunden:
Den zu bearbeitenden Kunden hat man durch die Auswahl in der Kundenansicht festgelegt, klickt man dort auf "Alle Wochentage bearbeiten", dann kann man dessen regelmäßige Bestellung verändern.
Sie sehen hier einfach alle verfügbaren Produkte und können pro Wochentag in der Tabelle Zahlen eintragen. Ist ein Produkt an einem Tag nicht verfügbar, dann erscheint dort ein "-".
Mit "Startdatum" können Sie festlegen, ab wann die Änderung gelten soll. Standardmäßig ist hier das Datum eingetragen, das nach den Änderungsfristen (unter Einstellungen definierbar) erlaubt ist.
Bestellungen eines Kunden für einen Tag:
Kunde und zu bearbeitender Tag (Datum) wurden durch die Kundenansicht festgelegt, d.h. welche Schaltfläche "Tag bearbeiten" man dort angeklickt hat.
Analog zu der Bearbeitung von regelm. Bestellungen erscheint hier eine Tabelle, in der nur ein Tag zu bearbeiten ist - nämlich der gewählte. An diesem Wochentag nicht verfügbare Produkte werden von Lieferungsmanager automatisch ausgeblendet.
Bestellungen aussetzen über Urlaubseinträge:
Klicken Sie im Register "Bestellungen" auf die Schaltfläche "Urlaubsphase", dann werden alle Zeiträume angezeigt, für die momentan Urlaubseinträge vorhanden sind.
Hier gibt es zwei Arten:
- Kundenurlaub (in der ersten Spalte steht der Name des Kunden):
Dieser Eintrag wurde in Lieferungsmanager oder vom Kunden selbst im Online-Bestellsystem angelegt. An den Tagen, die in diesen Zeitraum fallen, erhält er keine Lieferungen. - Betriebsurlaub:
Bei einem Betriebsurlaub werden für alle Kunden die Lieferungen deaktiviert.
Wichtig: Legt man einen Urlaubseintrag an, werden die regelmäßigen Bestellungen für diesen Zeitbereich nur "deaktiviert" - aber Einzelbestellungen bzw. früher festgelegte Abweichungen nur für einen Tag werden unwiderruflich gelöscht!
Gerade beim Anlegen eines Betriebsurlaubes ist somit Vorsicht geboten, der Zeitraum muss unbedingt korrekt sein. Lieferungsmanager zeigt natürlich eine Warnung an, bevor Bestellungen gelöscht werden.
Tipp: Urlaubseinträge aus der Vergangenheit können gefahrlos entfernt werden. Dafür gibt es den Abschnitt "Aufräumen" an der rechten Seite.
Die "klassische Ansicht":
Die "klassische Ansicht" der Bestellungen in Lieferungsmanager ist um einiges näher an der Art, wie die Bestellungen intern gespeichert werden. Dadurch ist hier mehr möglich - aber das System ist deutlich komplizierter. Wenn man nicht genau weiß, wie es funktioniert, wird sich Lieferungsmanager an einigen Stellen nicht so verhalten wie erwartet!
Eine Erklärung hierzu findet sich auf einer getrennten Hilfeseite zur klassischen Ansicht.